Vacature Managementassistent college van Gedeputeerde staten

Vacature Managementassistent College van Gedeputeerde Staten in Middelburg

Voor onze opdrachtgever in Middelburg zijn wij op zoek naar een ervaren Managementassistent College van Gedeputeerde Staten voor 36 uur per week. Ben jij sterk in plannen en organiseren, houd je overzicht in een dynamische omgeving en ondersteun je bestuurders graag op professioneel niveau? Dan past deze vacature als Managementassistent in Middelburg mogelijk uitstekend bij jou!

Over de functie

Als Managementassistent College van Gedeputeerde Staten ondersteun je één van de bestuurders bij de dagelijkse werkzaamheden. Je beheert een complexe agenda, bewaakt afspraken en zorgt dat de bestuurder op tijd beschikt over alle benodigde stukken en informatie.

Je bent de verbindende schakel tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Daarbij werk je nauw samen met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs en andere managementassistenten. Je signaleert knelpunten, stelt prioriteiten en komt zelfstandig met praktische oplossingen.

Binnen deze vacature als Managementassistent in Middelburg werk je in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin zorgvuldigheid, flexibiliteit en bestuurlijke sensitiviteit belangrijk zijn. Je komt terecht in een betrokken team van ongeveer tien collega’s.

Wat ga je doen als Managementassistent?

• Beheren, plannen en bewaken van de agenda van een bestuurder;
• Verzorgen en verwerken van e-mailcorrespondentie in Outlook;
• Signaleren en oplossen van knelpunten in de planning;
• Verzamelen en bewaken van vergaderstukken, informatie en actiepunten;
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en telefonische overleggen;
• Regelen van vergaderzalen, faciliteiten en andere praktische zaken;
• Vastleggen en bewaken van afspraken tijdens portefeuilleoverleggen;
• Onderhouden van contact met collega’s, externe partijen en andere betrokkenen;
• Verwerken van bestuurlijke uitnodigingen en genomen besluiten;
• Plannen van dienstauto’s, taxi’s en andere vervoersvoorzieningen;
• Bijhouden en verwerken van declaraties;
• Doorverwijzen van vragen vanuit de pers;
• Ondersteunen bij presentaties en speeches in PowerPoint;
• Waarnemen van werkzaamheden van collega-managementassistenten wanneer dat nodig is.

Wat vragen wij van jou?

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 3, bij voorkeur mbo+ of hbo;
• Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent;
• Bij voorkeur minimaal vier jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Ervaring binnen een gemeente, provincie of andere overheidsorganisatie is een sterke pré;
• Ervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Ervaring met het verzamelen en bewaken van vergaderstukken, informatie en actiepunten;
• Goede kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• Ervaring met iBabs is een sterke pré;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je kunt goed plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• Je bent representatief, nauwkeurig, stressbestendig en oplossingsgericht;
• Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent flexibel inzetbaar wanneer werkzaamheden buiten de reguliere kantoortijden plaatsvinden;
• Je beschikt over een eigen laptop, telefoon en benodigde toebehoren;
• Je kunt een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag overleggen.

Wat biedt deze vacature jou?

• Een functie als Managementassistent College van Gedeputeerde Staten in Middelburg;
• Een werkweek van 36 uur;
• Een tijdelijke opdracht van drie maanden, met mogelijkheid tot verlenging;
• Starten zo snel mogelijk;
• De mogelijkheid om gedeeltelijk hybride te werken;
• Een functie die is ingedeeld in schaal 8;
• Een verantwoordelijke en afwisselende functie binnen een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Samenwerking met bestuurders, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs;
• Werken binnen een betrokken en professioneel team;
• Een salaris en arbeidsvoorwaarden passend bij jouw kennis en ervaring.

Klaar voor deze vacature als Managementassistent in Middelburg?

Wil jij als Managementassistent College van Gedeputeerde Staten bijdragen aan een professionele ondersteuning van het provinciebestuur in Middelburg? Solliciteer dan direct op deze vacature! Stuur je cv en motivatie naar umberto@zebra-flex.com of bel naar 0113-251811 voor meer informatie.

We kijken uit naar jouw reactie!